Porównanie realizacji z planem
Głównym celem monitorowania jest zbieranie informacji i na jej podstawie kontrolowanie czy przebieg realizacji nie odbiega od założonego planu, po to aby jak najwcześniej mieć możliwość reagowania. Jeden ze sposobów zaznaczenia stanu aktualnego na harmonogramie ilustruje rys. 1. Polega on na narysowaniu linii łamanej łączącej stan procentowego zaawansowania poszczególnych zadań (w sensie pracochłonności) i porównaniu jej z datą aktualną. Zazwyczaj porównuje się terminy, ilość robót oraz koszty, gdyż są one przedmiotem umowy pomiędzy inwestorem a wykonawcą.

Monitorowanie czasu i ilości robót daje możliwość wyznaczenia dotychczasowego tempa realizacji zadania, które to z kolei pozwala na ustalenie aktualnej prognozy okresu czasu potrzebnego do ukończenia zadania. Z prognozy czasów potrzebnych do ukończenia zadań wynika prognoza terminu zakończenia przedsięwzięcia.

Prognoza terminu końcowego przeliczana jest automatycznie po każdej zmianie czasu realizacji i to jest jedną z głównych zalet komputerowego monitorowania przebiegu realizacji. Co więcej, po każdej zmianie przeprowadzana jest kompleksowa analiza czasu, a więc aktualizowane są zapasy czasu dla każdego zadania, a w konsekwencji aktualizowana jest droga krytyczna. Tak więc można obserwować wpływ każdej zmiany na harmonogram dalszej realizacji łącznie z harmonogramami pochodnymi.

Aktualizacja kosztów poszczególnych zadań może się odbywać poprzez bezpośrednie wprowadzanie danych do programu monitorującego, ale znacznie lepiej jest wtedy, gdy dokonywana jest automatycznie z programu księgowego. Program finansowo-księgowy ProFiKs (zaprojektowany i wdrożony przez autora) posiada, oprócz wszystkich wymogów określonych ustawą o księgowości na komputerach, właśnie tę możliwość współpracy z programem Microsoft Project.

Na rys. 2 przedstawiony jest ekranowy formularz do księgowania faktur pochodzący z programu ProFiKs. Zaksięgowane są trzy kwoty (53 500 zł; 107 000 zł; 16 050 zł) i obciążają one inwestycję w rozbiciu na trzy zadania (18; 19; 20).

Aktualizacja poniesionych kosztów
Innymi słowy, księgowanie na konto inwestycyjne z dodatkową analityką, która jest zgodna z numeracją zadań w harmonogramie oraz komunikacja pomiędzy tymi programami, daje możliwość porównania stanu aktualnego z planem w dowolnym momencie czasu. Rys. 3 ilustruje przykładowe zestawienie tabelaryczne służące do porównania kosztów.

Zestawienie to nie ma wyraźnego odniesienia do harmonogramu realizacji w sensie czasu. Porównanie harmonogramu planowanego z rzeczywistą realizacją w czasie zaprezentowane jest w wersji graficznej na rys. 4.

Każde zadanie ma przyporządkowane dwa paski. Górny reprezentuje rzeczywisty przebieg realizacji, natomiast dolny przedstawia plan realizacji. Pionowa linia w dniu aktualizacji rozgranicza aktualny stan zaawansowania realizacji od aktualnej prognozy. Systematyczne wykonywanie tego rodzaju zestawień pozwala kadrze kierowniczej na pełniejsze śledzenie stanu realizacji i podejmowanie trafnych decyzji operacyjnych, które prowadzą do osiągnięcia zamierzonych celów.