W myśl zasady swobody umów, treść umowy może być kształtowana zgodnie z wolą stron.

Tekst umowy może być zatem indywidualnie spisany od pierwszego do ostatniego słowa, a także wzorce umów mogą być modyfikowane, skracane lub rozszerzane tak, by w rezultacie zapisane zostało to, na czym stronom zależy.

Czasem jest tego wiele i rzeczywiste umowy, zwłaszcza dotyczące dużych i skomplikowanych przedsięwzięć, mogą sięgać kilkudziesięciu, a nawet więcej, stron. Tutaj zarysowany zostanie jedynie szkielet umowy, by ułatwić jej konstruowanie. Natomiast nic nie może zastąpić umiejętności przewidywania wydarzeń związanych z realizacją określonego przedsięwzięcia, przygotowania tekstu ujmującego odpowiednie zachowania stron, staranności i wnikliwości przy sporządzaniu czy przyjmowaniu kolejnych zapisów umownych.

Pierwszymi zapisami, prócz daty i miejsca zawarcia umowy, powinny być zapisy identyfikujące w sposób wyczerpujący strony umowy.

W następnej kolejności na ogół podaje się przedmiot umowy. Powinien on być określony w jasny i precyzyjny sposób tak, by nie powstawały wątpliwości, czego umowa dotyczy. Można zastosować odesłanie do załączonej do umowy dokumentacji projektowej zakładając, że obie strony dokładnie się z nią zapoznały.

Następnie precyzuje się ważne dla realizacji przedmiotu umowy terminy. W przypadku przedsięwzięć budowlanych są to przede wszystkim terminy rozpoczęcia i zakończenia robót. Korzystne jest także podanie wybranych terminów przejściowych, zaś najlepszym rozwiązaniem załączenie do umowy harmonogramu wykonania poszczególnych działań, które przypadają na każdą ze stron.

Kolejne zapisy powinny dotyczyć zobowiązań stron, a więc wskazania do czego każda ze stron zobowiązuje się i co w zamian za wykonanie tych zobowiązań otrzymuje. Ze strony wykonawcy będzie to przede wszystkim wykonanie przedmiotu umowy zgodnie z projektem i zasadami wiedzy technicznej, zaś ze strony zamawiającego odpowiednie przygotowanie przedsięwzięcia oraz odebranie wykonanych robót i zapłata umówionego wynagrodzenia.

Oczywiście, tak ogólnie zarysowane zobowiązania, ze względu na potrzeby, a także wolę stron, powinny być w tekście umowy odpowiednio rozbudowane obejmując wiele szczegółowych kwestii, w tym przede wszystkim warunki płatności na rzecz wykonawcy, najlepiej ujęte w formę systemu powiązanego z harmonogramem robót

Elementy przedmiotowo istotne w umowie
Wyszczególnione powyżej elementy, tj.

  • identyfikacja stron umowy,
  • przedmiot umowy,
  • terminy realizacji umowy,
  • zobowiązania stron,
    stanowią tzw. elementy przedmiotowo istotne, to jest takie, bez których umowa w ogóle nie może dojść do skutku.

    Elementy precyzujące warunki umowy
    Prócz nich w umowach mogą się znaleźć takie elementy, których brak nie ma wpływu na zawarcie i ważność umowy. Nie znaczy to, że nie należy zabiegać o ich umieszczenia w umowie ze względu na zapewnienie większego ładu w zachowaniach stron, wyraziste uregulowanie interesujących obie strony spraw, eliminację potencjalnych sporów niekorzystnych często dla obu stron. Te elementy to przede wszystkim ustalenia dotyczące:

  • zabezpieczenia należytego wykonania umowy,
  • ustanowienia kierownictwa budowy,
  • zasad przeprowadzania odbiorów robót,
  • usuwania wad i usterek przedmiotu umowy,
  • gwarancji i rękojmi,
  • kar umownych,
  • wstrzymania realizacji robót i/lub odstąpienia od umowy,
  • przeniesienia praw wynikających z umowy,
  • sposobu rozstrzygania sporów,
  • alokacji ryzyk związanych z realizacją umowy,
  • sposobu dokonywania zmian i uzupełnień umowy,
  • sprecyzowania nie ujętych w dokumentacji projektowej materiałów, wyrobów lub urządzeń potrzebnych do realizacji przedmiotu umowy,
  • dokonywania testów instalacji i urządzeń.

    Możliwe jest także wprowadzanie innych ustaleń, istotnych dla danej konkretnej sytuacji, zgodnie z zasadą swobody umów.